Comment l'accueil téléphonique reflète l'image de votre entreprise?

Pourquoi l'accueil téléphonique est un gage de qualité pour votre entreprise?

Les différentes procédures d'accueil téléphonique doivent être adaptées aux clients dématérialisés.

Toutefois, les grandes lignes restent les mêmes.

La présentation de votre entreprise doit être annoncée dans les premiers instants de la communication, afin que votre client ou patient soit certain d'avoir appelé le bon l'interlocuteur.

Le timbre de voix de la/le télésecrétaire doit être doux et harmonieux pour créer un climat de bien veillance.

Il/elle doit dans un premier temps donner la parole à l'appelant en l'invitant cordialement à s'exprimer. L'écoute du client/patient doit être en continue, sans lui couper la parole. Les réponses de/de la télésecrétaire doivent être claires et concises, tout en suivant scrupuleusement les consignes de votre client.

Désamorcer les conversations conflictuelles

Certaines conversations peuvent devenir rapidement conflictuelles si le/la télésecrétaire n'est pas formé(e) pour y faire face. Un patient ou client qui n'a pas compris le fonctionnement de votre entreprise/cabinet, peut avoir une sensation de rejet. L'accueil téléphonique doit pouvoir répondre à toutes les incompréhensions, tout en se conformant aux directives du client dématérialisé.

L'écoute est primordiale pour connaître le désappointement de l'appelant, et les réponses doivent toujours rester courtoises. Il faut que les doléances soient transmises au plus vite pour apporter des réponses aux interrogations soulevées lors de l'appel, faisant comprendre à l’appelant que ses retours comptent et sont pris en compte. Pour conforter le client/patient, une proposition d'être rappelé peut être envisagée. 

En résumé, l’accueil téléphonique est le premier contact que votre patient ou client a avec votre entreprise, celui-ci représente un certain enjeu puisque c’est la première impression qu’il aura de votre entreprise. Autant qu’elle soit la meilleure possible !

Dans tous les cas, chez Médicagenda, nous apportons toujours une réponse pour conseiller ou rediriger le client ou patient.

Avec plus de 20 ans d'expérience, Médicagenda maîtrise et améliore sans relâche son accueil téléphonique.