Comment gérer mes appels pendant mes congés ?

La période de congés peut devenir vite problématique pour vos clients qui cherchent à vous joindre.

Plusieurs solutions sont possibles

Le choix de ne pas mettre de répondeur, en espérant que vos potentiels clients vous rappellent à votre retour.

L'éternel répondeur qui diffuse vos dates d'absences en proposant de laisser un message.

Le transfert d'appels sur votre portable qui gâchera vos vacances.

Déléguer votre accueil téléphonique à Medicagenda.

Une solution de gestion personnalisée

Votre télésecrétariat est en mesure de vous apporter une personnalisation de votre accueil téléphonique durant vos congés.

Il est capable de combiner plusieurs techniques pour ne pas vous déranger lors de vos congés.

Un SDI (voir article du blog) pourra diriger les appels vers un répondeur, une messagerie, ou une secrétaire.

La programmation des heures d'ouverture de l'accueil est facilement programmable.

Les instructions données aux secrétaires sont suivie à la lettre.

Par exemple le client appelle à 8h00, il à un répondeur qui lui indique que pendant les congés le secrétariat est ouvert à partir de 14h.

Il rappelle l'après midi et est dirigé sur la secrétaire par le SDI car sa demande est urgente.

La secrétaire applique les consignes afin de rediriger le client, ou vous transmets un message afin de recontacter l'appelant.

Les différents scénarios sont établit à l'avance.

Les ouvertures de prises de rendez-vous peuvent être effectué avant la reprise, pour diminuer les encombrements téléphoniques des jours de reprises de l'activité.

Medicagenda applique cette solution depuis plus de 20 ans pour garantir une rentrée en douceur.